شارك هذا المقال:
تظهر الحاجة إلى حساب تكاليف المشروع مقدمًا عند احتياج المؤسسة لاتخاذ قرار بشأن إطلاق مشروع جديد، لجذب المزيد من العملاء وزيادة الربحية، أو للمفاضلة بين مشروعين مستهدف تنفيذ أحدهم.
ينبغي حساب تكاليف المشروع وتوقعها حتى نحدد ميزانية تقديرية لتغطية التكاليف، وتوفير الموارد اللازمة ومتابعة تنفيذ المشروع. فكيف يمكن حساب تكاليف المشروع؟
المحتويات:
1- ما الهدف من حساب تكاليف المشروع؟
2- ما الواجب أخذه في الإعتبار لحساب تكاليف المشروع بدقة؟
3- كيف تتم عملية تقدير التكلفة؟
4- ما هي أهم طرق تقدير تكلفة المشروع؟
5- أخطاء شائعة في عملية تقدير التكلفة.
تهدف عملية حساب تكاليف المشروع وتوقعها إلى إدارة تكاليف المشروع باحترافية حيث يتم من خلالها::
استخراج بيان بالميزانية المطلوب توفيرها والتي تعمل على تقليل التكاليف وتساهم في عملية الرقابة على مصروفات المؤسسة.
توفير الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، والحد من مخاطر التأخر في العمل وانخفاض الجودة الذي يؤثر على نجاح المشروع بالكامل.
تحديد احتياطي نقدي للاستفادة منه في حالة التعثر المادي أثناء المشروع.
التنبؤ والتخطيط التفصيلي للجدول الزمني للمشروع، مع وضع خطط بديلة تساهم في نجاحه.
حتى نصل لدرجة من الدقة في تقدير التكلفة، هناك عدة أمور يجب مراعاتها، وهي كالآتي:
الوقت اللازم لتنفيذ المشروع
يجب تحديده بدقة من خلال مديرين الأقسام المسؤولين عن إدارة المهمات ومتابعة تنفيذها، لترقب أي تأخر والعمل الدؤوب حتى إنهاء المشروع. كما أن للوقت أهمية بالغة في تحري الدقة أثناء حساب تكاليف المشروع، حيث أنه من عوامل حساب رواتب العاملين، فتُحسب التكلفة وفقًا للفترة المتوقعة لتنفيذ المشروع.
الموارد البشرية
تقوم إدارة الموارد البشرية بتقييم العاملين على المشروع بمعياري الخبرة والإتاحة، حيث ينبغي قبل إسناد المهمة إلى موظف التأكد من كفائته العملية، والوقت الذي يلزمه لإنهائها بناء على الجدول الزمني للمشروع بالكامل، كما تعد الخبرة من أهم العوامل في تحديد راتب الموظف بدقة.
المهمات الواجب تنفيذها
يجب تقسيم المشروع إلى مهمات صغيرة، مع تقدير الوقت اللازم لتنفيذها فيه، إذ يعد عامل في تحديد رواتب العاملين على المشروع، وأيضًا لتحديد إمكانية تنفيذه بالموارد الداخلية في المؤسسة أو الحاجة إلى تعيين مستقلين في تطوير المواقع وبرمجتها والتصميم لتنفيذ المهام.
بالتالي لا بد من تحديد كلٍ من: تكلفة الوقت والموارد البشرية ضمن المشروع، قبل البدء في حساب تكاليف المشروع الإجمالية وإسناد المهام.
اقرأ أيضًا: مواجهة تحديات المشروع باتخاذ قرارات صعبة
لنفرض أنك تمتلك شركة تسويق رقمي، وترغب في تصميم موقع إلكتروني لجذب المزيد من العملاء وتطوير الشركة، فأنت بحاجة لمعرفة التكاليف الكلية لتصميم الموقع، والتي تتضمن الآتي:
الاستضافة Host: الخدمة التي تسمح لك بعرض موقعك ونشره على الويب.
النطاق Domain: العنوان الإلكتروني للموقع الذي يمكن العملاء من الدخول إلى موقعك.
توظيف المطورين والمبرمجين: توظيف مطورين المواقع لتصميم الموقع بناء على المعايير التي تحددها والمبرمجين للقيام بعملية وضع الأكواد الخاصة بالموقع.
توظيف كتاب المحتوى: كتابة وصف يحقق الأهداف التسويقية للموقع في الصفحة التعريفية والأقسام.
يمكنك العثور على أفضل الكفاءات لتنفيذ هذه المهام من خلال موقع مستقل، التي يتواجد بها محترفين متخصصين في مختلف المجالات.
الجدول الزمني: وضع الجدول الزمني اللازم لإطلاق الموقع، ليساعدك على تقدير رواتب الموظفين في المشروع.
تعد العناصر الماضية هي عناصر التكلفة الكلية. إذًا كيف يمكنك حساب تكاليف المشروع لوضع ميزانية صحيحة؟
يستخدم التقدير البارامتري عند توافر معلومات قليلة، وتواجد مشروعات سابقة شبيهة للمشروع الحالي، بالتالي تُحسب تكاليف المشروع بناءً على المعلومات التاريخية والمعلومات المتاحة. يُحسب التقدير البارامتري من خلال:
معرفة الوقت اللازم في المهمات.
وضع قيمة التكلفة من خلال ضرب عدد ساعات كل مهمة في تكلفة الساعة لكل عضو في الفريق.
مثال:
لديك مشروع لإعادة تهيئة موقعك الإلكتروني وتحسينه، ويستغرق 300 ساعة عمل لمدة شهرين، وتكلفة الساعة للموظف 30 دولار.
إذًا التكلفة الإجمالية = 300* 30 = 9000 دولار.
هو تقدير معياري يتم توقعه من خلال حساب: تقدير تفاؤلي لنجاح المشروع، تقدير تشاؤمي، تقدير التكلفة الأكثر ترجيحًا، ثم قسمتهم على 3.
يعد تقدير الثلاث نقاط مميزًا إذ يمكنك من توقع النتيجة السيئة، ووضع خطة لتفادي حدوثها، من خلال عملية حساب تكاليف المشروع وإدارة العمليات في مؤسستك.
مثال:
ترغب في تصميم تطبيق للجوال تكلفته 20 دولار. إذًا:
التكلفة الأكثر ترجيحًا = 20 دولار.
التكلفة المتفائلة = 17 دولار.
التكلفة المتشائمة = 22 دولار.
يُقدر متوسط التكلفة المتوقعة كالتالي: (20 + 17 + 22) / 3 = 19.6 دولار.
يطلق عليه أيضًا التقدير التنازلي والتكلفة التاريخية، ويتم تقديره من خلال الرجوع إلى المشاريع السابقة للشركة المشابهة للمشروع الحالي، ومراجعة ميزانياتها وتقديرات التكلفة، إذ التشابه في المهمات وعناصر التكلفة في المشروعين، يجعل هناك تقارب في القيمة الكلية للتكلفة.
مثال:
لديك صفحة للتجارة الإلكترونية وترغب في إطلاق حملة ترويجية وعمل 30 تصميم للمنتجات المتاحة في متجرك، ومن أرشيف الشركة يتضح أن تكلفة التصميم 1 دولار.
إذّا التكلفة الإجمالية لعمل التصاميم = التكلفة لكل تصميم * عدد التصاميم = 30 *1 = 30 دولار.
اقرأ أيضاً: ست تحديات شائعة للقيادة في إدارة المنتجات
يُقدر من خلال تقسيم المشروع إلى أجزاء، ويُقسم كل جزء إلى مهام صغيرة، ثم تقدر تكلفة كل مهمة ثم يتم حساب تكاليف المشروع الإجمالية من مجموع المهام معًا.
يتم إرسال استبيانات إلى الخبراء لمعرفة آرائهم وتقديراتهم بشأن تكلفة المشروع، ويحدث الاستبيان عدة مرات، ثم يتم عمل ملخص بالتقديرات مع معرفة أسبابها، للوصول إلى التقديرات الدقيقة في حساب تكاليف المشروع.
تحدث من خلال مستشارين متخصصين في مشاريع مشابهة، يعطون آرائهم في تقدير تكلفة المشروع، بالإعتماد على المقارنة بين المشاريع السابقة والمستقبلية المشابهة لمشروعك، للوصول إلى تكلفة تقديرية دقيقة.
إذا كنت تبحث عن خبراء لاستشارتهم في حساب تكاليف المشروع، يمكنك توظيف مستشار أعمال متخصص في إنشاء المشاريع من موقع مستقل، لمساعدتك على تقدير التكلفة بدقة.
توجد بعض الأخطاء الشائعة التي تحدث في أثناء حساب تكاليف المشروع، وقد تؤثر على النتيجة النهائية. لذا، من الجيد معرفة هذه الأخطاء والاستعداد لها لتفادي حدوثها. من أشهر هذه الأخطاء الشائعة:
عدم وجود احتياطي نقدي
حساب تكاليف المشروع هي عملية توقع لا يمكن التيقن من دقتها لذلك ينبغي على إدارة تكاليف المشروع وضع احتياطي نقدي لتفادي مخاطر زيادة التكاليف.
التقدير الزمني للمهام بطريقة خاطئة
عدم التأكد من التقدير الزمني للمهام ومراعاة الظروف الطارئة للعاملين مثل اعتذار موظف عن أداء عمله أو المرض. إذا واجهت تحدي مشابه ولا يمكن انتظار عودة الموظف، يمكنك الاستعانة بمستقلين في تخصصات البرمجة وغيرها للعمل مرة واحدة وتنفيذ المهمات من موقع مستقل.
عدم مراعاة وقت المراجعة
عدم مراعاة الوقت اللازم لمراجعة المشروع فنيًا بعد التنفيذ وإجراء التعديلات اللازمة حتى يخرج المشروع في أفضل نسخة له ويتم تطبيقه على أرض الواقع.
إهمال القدرة الاستيعابية لفريق العمل
عدم مراعاة القدرة الاستيعابية لفريق العمل مما يؤدي إلى إهدار الوقت والأخطاء الفنية، ويمكنك تجنب حدوثها بالرجوع إلى إدارة الموارد البشرية قبل بدء المشروع، والتأكد من مهارات الفريق، وتقدير الوقت لحساب الوقت.
التقدير الجزافي لوقت المهمات
تقدير الوقت اللازم للمهمات بشكل جزافي وعدم مراعاة اختلاف المهارات بين الأفراد في المؤسسة الواحدة، مما يؤدي إلى حدوث تأخير في الجدول الزمني غير مخطط له.
اقرأ أيضًا: الحظ مقابل الجدارة في إدارة المنتجات
حساب تكاليف المشروع هي مهمة أساسية ومستمرة لا ينبغي تجاهلها، حيث تطرأ العديد من التكاليف غير المقدرة في الميزانية خلال دورة حياة المشروع، مما يؤدي لاختلال الميزانية المقدرة، بالتالي يجب ممارسة تقدير التكلفة وتوفير الاحتياطيات التي تغطي احتياجات المنشأة، في حالة حدوث أمر طارئ غير مخطط له والحفاظ على استقرارها.
